集团办学背景下高职院校财务信息化建设的研究
——以广东省外语艺术职业学院为例
刘家豪
随着职业教育集团化办学推进，高职院校财务管理面临多校区协同、资源整合、数据共享等挑战。本研究以广东省外语艺术职业学院（以下简称“广外艺”） 为对象，结合问卷调查，探究集团化办学背景下财务信息化建设现状、问题及改进路径。研究发现，广外艺存在多校区管理协同不足等问题，据此提出调整财务管理模式等改进措施。
一、研究背景
（一）集团化办学对财务管理的挑战。广外艺作为广东省属高职院校，合并三所中职院校形成“一校六区”格局，分布于天河、海珠、花都三区，实行“分级授权+集中管控”财务管理模式。主校区财务部统筹全局，其他校区财务办公室为派出机构。该模式带来资源整合优势的同时，也带来三重挑战。其一，“高集权、低协同”：派出机构仅负责学生收费等基础业务，预决算、资金管理、日常报销等核心职能由主校区承担，权责倒挂，主校区超负荷运转，跨校区业务流程冗长。其二，业务复杂度提升：科研经费、差旅费等业务量激增，传统手工操作效率低，难以满足集团化办学后的业务处理需求。其三，监管要求提高：财政部门对预算执行、资金使用监管趋严，要求实时监控财务数据，传统管理方式难以达标。
（二）财务信息化的必要性。第一，政策驱动： 《教育信息化2.0行动计划》 强调提高教育管理信息化水平。第二，内部需求：问卷调查显示，超50%教职工认为线下财务报销流程繁琐，需通过信息化手段简化流程、提升效率，财务信息化是解决内部管理痛点的关键。
二、现状分析
（一）财务信息化建设情况。已投入使用系统：“财务核算系统”“劳务费申报系统”“薪酬查询系统”“经费查询系统”等。在建且功能未完善系统：“预算管理系统”“报账申报系统”“报账审批系统”“AI智能助手艺小财”等。未建立的系统：“银行对账系统”“手机智能报销”“会计凭证影像化（无纸化）系统”等。综上所述，当前广外艺财务信息化建设呈现“核算系统成熟、管理系统在建、智能系统空白”的阶段性特征。
（二） 问卷调查范围和结果。问卷调查范围涵盖财务制度与流程认知、报销实操痛点、系统功能评价、服务质量评估和系统使用体验。其中，系统使用体验聚焦2024年3月初新启用的“报账申报系统”与“报账审批系统”，二者为集团化办学后首次全面上线的财务信息化平台，覆盖预算额度管理、报账申报、线上审批等功能。调研6个校区104名教职工，有效问卷104份（回收率100%）， 样本含教学机构（58%）、教辅机构（21%）、党政管理机构（21%）。经SPSS26.0分析，总体评价 Cronbach'sα=0.75，信度良好。问卷调查结果表明，仅54%的教职工熟知财务制度，42%的教职工了解报销材料；58%的教职工反映线下报销资料繁琐，38%的教职工认为审核到账慢；42%的教职工反馈线上系统兼容性差，41%的教职工觉得操作界面复杂、指引不足。
三、核心问题分析
（一）资源配置滞后与协同效能问题。第一，管理模式制约资源配置效率：分校区财务办公室职能虚化，业务集中于收费、票据等事务，无报销处理等核心权限；主校区高度集权导致跨校区资源配置滞后，分校区无法发挥属地化管理优势，影响整体管理效率。第二，数据孤岛现象显著：财务系统与人事、资产、科研等系统未数据互通，依赖人工传递信息，如资产采购需线下录入财务系统，易致数据滞后或错误；科研项目经费、学生收费等业务数据未实时同步至财务核算系统，无法及时支持管理决策。
（二）系统功能与用户体验缺陷。第一，功能模块不完善：现有财务系统功能基础，缺乏预算动态分析、绩效评价等核心模块；预算管理依赖手工编制Excel 表格，无法实时监控执行进度，人工核对效率低且易出错，难以满足集团化办学后的精细化管理需求。第二，技术兼容性问题突出：财务系统在360、Chrome、Edge 等电脑浏览器适配性差，部分教职工因浏览器版本不兼容无法正常填写、提交报销单；报销系统版本老旧，仅支持电脑端基础报账功能，无独立移动端应用，教职工需用电脑操作，手机端仅能接收通知，无法完成完整报销流程，使用便捷性不足。第三，流程冗余增加操作成本：多数业务仍需线上审批与线下提交材料结合，教职工需往返主校区提交材料，耗时费力，未充分发挥信息化简化流程的作用。
（三） 内部控制与人才短板。第一，风险防控体系薄弱：信息化环境下的内控机制未完全建立，存在数据泄露、操作失误等风险；财务系统无独立信息化监管岗位，缺乏对系统操作日志的实时监控与风险预警，无法及时发现、防范潜在风险。第二，复合型人才缺口显著：财务人员普遍缺乏信息技术赋能能力，过度依赖外部供应商进行系统维护与升级，导致技术响应滞后、运维成本高；学校既懂财务又精通技术的复合型人才不足，系统功能迭代与个性化需求开发长期依赖外部力量，制约财务信息化可持续发展。
四、改进措施与实施路径
（一）调整财务管理模式。采用主校区财务集中管理模式，仅主校区设财务部，分校区不保留财务办公室及人员，分校区线下业务依托一站式学生社区服务承接；同步搭建跨校区财务单据交换系统，解决“六个校区文件传递困难”问题，提升跨校区业务处理效率，缓解权责倒挂现象。
（二）推进智慧财务系统建设。加快财务核算管理系统与银行对账系统的开发，实现资金流实时追踪；引入OCR识别与RPA机器人技术，实现发票验真、凭证自动化审核；开发移动端全流程报销应用，支持电子发票上传、审批进度追踪、到账提醒等功能；面向教职工开发“3分钟微课+情景模拟”培训包，重点讲解系统操作与报销规范。
（三）实施业财融合深化工程。打通财务与人事、资产、科研等业务系统数据接口，构建校级数据共享中心；通过API接口实现科研经费自动同步、资产采购线上联动，消除人工二次录入；开发可视化数据驾驶舱，实时展示各校区预算执行率、项目绩效等核心指标。
（四）优化内控体系。建立“系统预警+人工复核+专项审计”防控体系，设置预算超支、异常支付等多类预警规则；实行操作权限动态管理，关键岗位实施双因子认证，降低数据泄露、操作失误等风险；制定和修订相关制度，明确系统操作规范和数据安全要求，规范业务处理标准和时效；建立供应商服务评价体系，将响应速度、问题解决率纳入考核指标，提升外部服务质量。
（五）推进人才培养与组织变革。开展“财务+IT” 复合型能力培训，参与系统开发与运维，降低对外部供应商依赖度；建立财务联络员制度，每年开展2轮财务知识轮训；联合财务信息化厂商共建校企实训基地，定向培养智能财务人才。
五、结论与展望
集团化办学背景下，高职院校财务信息化建设需以问题为导向，通过调整财务管理模式、业财融合、内控体系优化等举措，提升管理效率与服务质量。广外艺的实践表明，财务信息化不仅是技术问题，更是管理模式的变革。未来，可探索引入大数据、人工智能等技术，进一步推进财务智能化，为集团化办学提供更高效的支撑。
（作者单位：广东省外语艺术职业学院。本文系广东省外语艺术职业学院2023年校级课题—青年课题“集团办学背景下高职院校财务信息化建设的研究——以广东省外语艺术职业学院为例”专项课题资助〈课题编号：2023QN04〉研究成果）